Zápis datového záznamu

  Zápis datových záznamů a přikládání datasetů

 Zápis datového záznamu
1. Druhy polí ve formuláři
2. Uložení záznamu
3. Kontrola záznamu 
4. Uložení datasetu
5. Předání datového záznamu a datasetu ke kontrole zpracovateli         
6. Zveřejnění datového záznamu a datasetu

7. Propojení datového záznamu s publikací v ASEP            


 

Autoři/autorky mají možnost popsat a uložit vědecká data  do repozitáře ASEP a to tak, že vyplní formulář datového záznamu (metadat) a uloží datasety. Zároveň mohou popsat datasety, uložené v jiných repozitářích. Datové záznamy a datasety lze propojovat s publikacemi uloženými v databázi ASEP.
Datové záznamy a datasety l
ze vyhledat v online katalogu ASEP.

Před samotným zápisem datového záznamu (a případným připojením datasetu) je třeba, aby autor stanovil některé základní údaje datasetu (struktura, formát souborů, licenci a podmínky zveřejnění dat atd.) a v případě zveřejnění ověřil, zda má souhlas spoluautorů. Podrobný popis je na stránce Příprava dat.

Zápis datového záznamu

Poklikem na Nový datový záznam (metadata) se otevře okno prohlížeče s formulářem. V horní liště jsou umístěny ikony pro práci se záznamem (otevření nového záznamu, kopírování, tisk, kontrola, přiložení datasetu) a ikony návratu do myASEP, změny zobrazení formuláře a odhlášení. Je možné mít otevřeno více oken záznamů.

 

1. Druhy polí ve formuláři

Formulář obsahuje textová pole, roletky s výběrem a tzv. autority, kde používáme rejstříky. Rejstříky se týkají polí: autoři, projekty, odkaz na publikaci v ASEP.
Pokud je vyhledávaný termín nalezen v rejstříku, vybere se dvojím poklikem.
Pokud v rejstříku termín není, zapíše se do formuláře. Odkaz názvu pole vede do nápovědy.
Povinná pole jsou označena hvězdičkou. Jedná se o pole: autor, název datového souboru, typ datového souboru. Popis jednotlivých polí je v Manuálu.

2. Uložení záznamu

Vyhotovený záznam se uloží ikonou diskety. Pokud v záznamu není vyplněné některé z povinných polí, objeví se při uložení hláška, upozorňující autora na toto nevyplněné pole a záznam nelze uložit. Po doplnění se  záznam uloží a přidělí se mu systémové číslo (jedinečný identifikátor záznamu v systému). Vidí jej pouze autor ve svém účtu pod nabídkou Rozepsané datové záznamy (neodeslané) a může se k záznamům průběžně vracet (editovat/mazat).

Záznam má status NEODESLÁN, nelze jej zatím vyhledat v online katalogu ASEP.

3. Kontrola záznamu

Kontrola záznamu probíhá při uložení a také se aktivuje poklikem na ikonu . Objeví se okno s přehledem nevyplněných povinných polí. Po odkliknutí OK se ve formuláři u polí, které je třeba doplnit, objeví žlutý trojúhelník s vykřičníkem. Pokud jsou všechna pole doplněna a kontroly nehlásí chyby, je třeba ještě k záznamu přiložit dataset nebo vyplnit pole Odkaz na dataset v jiném repozitáři (pokud jsou data umístěna jinde).

Hláška upozorňuje i na to, že není možné záznam odeslat do IPAC bez souhlasu“. Při zaškrtnutí Souhlasu s Dohodou o zveřejnění datasetu v repozitáři ASEP je záznam předán zpracovateli v ústavu a autor jej již nemůže editovat ani mazat, zaškrtáváme jej až tehdy, když je záznam kompletní a zkontrolovaný.

 

4. Uložení datasetu

K uloženému datovému záznamu je možné přikládat datasety s omezením velikosti souboru 2 GB. Celková maximální velikost uložených souborů u jednoho datasetu je 20 GB. K uloženému datovému záznamu přiloží autor dataset pomoci nabídky Nahrát datasetPřidat soubory v online katalogu nebo přímo z datového záznamu ikonou. Soubory lze nahrát postupně nebo všechny najednou pomocí tlačítka Spustit hromadné nahrávání.
Dokud autor nezaškrtne pole Souhlas s předáním metadat a datasetu, může dataset mazat a přidávat nové soubory. Po zaškrtnutí je záznam postoupen zpracovateli ke kontrole.

Přiložený dataset se zobrazí u záznamu a do schválení zpracovatelem není zobrazen v online katalogu.

5. Předání datového záznamu a datasetu ke kontrole zpracovateli

Datový záznam i datasety je možné editovat i mazat, dokud autor nepředá záznam ke kontrole zpracovateli. Předání provede zaškrtnutím políčka Souhlasu s dohodou o uložení datasetu do repozitáře ASEP a uložením záznamu. Záznam se znepřístupní a postoupí ke kontrole zpracovateli. Poté již autor nemá přístup k datovému záznamu ani k datasetu. Přehled záznamů, předaných ke kontrole, najde v myASEP pod odkazem Záznamy předané ke kontrole zpracovateli.

Důležité: aby bylo možné záznam předat ke kontrole, musí být u záznamu uložený dataset nebo vyplněné pole Odkaz na dataset v jiném repozitáři.
Pokud jedna z podmínek nebude splněna, záznam se zaškrtnutým Souhlasem nepůjde uložit.

6. Zveřejnění datového záznamu a datasetu

Zpracovatel pracoviště provede formální kontrolu datového záznamu a uloženého datasetu (v případě nesrovnalostí požádá autora o opravu) a zveřejní je v online katalogu ASEP –  záznam změní status (bude tzv. „odeslaný“). Datovému záznamu systém  přidělí trvalý identifikátor  „handle“ a od této chvíle  lze datový záznam a dataset vyhledat v on-line katalogu ASEP (dataset se bude zobrazovat podle typu zvoleného přístupu).

Datasety lze v on-line katalogu vyhledat v rozšířeném vyhledávání výběrem limity „dataset“. Lze vyhledat datasety, které nejsou navázané na bibliografické záznamy v ASEP a datasety, které se váží k bibliografickým záznamům v ASEP uložené v datovém repozitáři ASEP i v jiných datových repozitářích. Limitu „dataset“ lze libovolně kombinovat s ostatními limitami, tak lze najít datasety, které se váží např. k projektům, pracovištím apod.

Autor najde přehled svých datových záznamů po přihlášení do myASEP v odkazu Všechny datové záznamy v online katalogu.

7. Propojení datového záznamu s publikací v ASEP

Je možné vytvořit propojení na publikaci v ASEP (článek, konferenční příspěvek atd.). Doplňuje se přímo do záznamu, potom zde vznikne propojení na bibliografický záznam – Publikace ASEP. V záznamech publikací vznikne propojení do datového záznamu.
Pokud chcete vytvořit toto propojení, obraťte se prosím na zpracovatele v ústavu.