1. Zápis datového záznamu
2. Druhy polí ve formuláři
3. Uložení záznamu
4. Kontrola záznamu
5. Uložení datasetu
6. Předání datového záznamu a datasetu ke kontrole zpracovateli
7. Zveřejnění datového záznamu a datasetu
8. Propojení datového záznamu s publikací v ASEP
9. Vytvoření nové verze datového záznamu
Autoři/autorky mají možnost popsat a uložit vědecká data do repozitáře ASEP a to tak, že vyplní formulář datového záznamu (metadat) a uloží. Zároveň mohou popsat datasety, uložené v jiných repozitářích. Datové záznamy a datasety lze propojovat s publikacemi uloženými v databázi ASEP.
Datové záznamy a datasety lze vyhledat v online katalogu ASEP.
Před samotným zápisem datového záznamu (a případným připojením datasetu) je třeba, aby autor stanovil některé základní údaje datasetu (struktura, formát souborů, licenci a podmínky zveřejnění dat atd.) a v případě zveřejnění ověřil, zda má souhlas spoluautorů. Podrobný popis je na stránce Příprava dat.
Další informace k výzkumným datům jsou na webu oddělení Open science.
1. Zápis datového záznamu
Datový záznam se vytváří prostřednictvím uživatelského účtu v ASEP. Pro vytvoření uživatelského účtu je potřeba vyplnit formulář předregistrace. Zpracovatel ASEP následně registraci potvrdí.
Poklikem na Nový datový záznam (metadata) se otevře okno prohlížeče s formulářem.
Poklikem na Nový datový záznam (metadata) se otevře okno prohlížeče s formulářem. V horní liště jsou umístěny ikony pro práci se záznamem (otevření nového záznamu, kopírování, tisk, kontrola, přiložení datasetu) a ikony návratu do myASEP, změny zobrazení formuláře a odhlášení. Je možné mít otevřeno více oken záznamů.
2. Druhy polí ve formuláři
Formulář obsahuje textová pole, roletky s výběrem a tzv. autority, kde používáme rejstříky. Rejstříky se týkají polí: autoři, projekty, odkaz na publikaci v ASEP.
Pokud je vyhledávaný termín nalezen v rejstříku, vybere se dvojím poklikem.
Pokud v rejstříku termín není, zapíše se do formuláře. Odkaz názvu pole vede do nápovědy.
Povinná pole jsou označena hvězdičkou. Jedná se o pole: autor, název datového souboru,popis souborů datasety, typ datového souboru, licence, klíčové slovo, OECD kategorie. Popis jednotlivých polí je v Manuálu.
3. Uložení záznamu
Vyhotovený záznam se uloží ikonou diskety. Pokud v záznamu není vyplněné některé z povinných polí, objeví se při uložení hláška, upozorňující autora na toto nevyplněné pole a záznam nelze uložit. Po doplnění se záznam uloží a přidělí se mu systémové číslo (jedinečný identifikátor záznamu v systému). Vidí jej pouze autor ve svém účtu pod nabídkou Rozepsané datové záznamy (neodeslané) a může se k záznamům průběžně vracet (editovat/mazat).
Záznam má status NEODESLÁN, nelze jej zatím vyhledat v online katalogu ASEP.
4. Kontrola záznamu
Kontrola záznamu probíhá při uložení a také se aktivuje poklikem na ikonu 
. Objeví se okno s přehledem nevyplněných povinných polí. Po odkliknutí OK se ve formuláři u polí, které je třeba doplnit, objeví žlutý trojúhelník s vykřičníkem. Pokud jsou všechna pole doplněna a kontroly nehlásí chyby, je třeba ještě k záznamu přiložit dataset nebo vyplnit pole Odkaz na dataset v jiném repozitáři (pokud jsou data umístěna jinde).
Hláška upozorňuje i na to, že není možné záznam odeslat do IPAC bez souhlasu“. Při zaškrtnutí Souhlasu s Dohodou o zveřejnění datasetu v repozitáři ASEP je záznam předán zpracovateli v ústavu a autor jej již nemůže editovat ani mazat, zaškrtáváme jej až tehdy, když je záznam kompletní a zkontrolovaný.
5. Uložení datasetu
K uloženému datovému záznamu je možné přikládat datasety s omezením velikosti souboru 50 GB.Datové soubory je třeba uložit komprimované ve formě zip archivu. Soubory s licencí (licence.pdf), a soubory obsahující dokumentaci není nutné komprimovat.
K uloženému datovému záznamu přiloží autor dataset pomoci nabídky Nahrát dataset – Přidat soubory v online katalogu nebo přímo z datového záznamu ikonou. Soubory lze nahrát postupně nebo všechny najednou pomocí tlačítka Spustit hromadné nahrávání.
Dokud autor nezaškrtne pole Souhlas s předáním metadat a datasetu, může dataset mazat a přidávat nové soubory. Po zaškrtnutí je záznam postoupen zpracovateli ke kontrole.
Přiložený dataset se zobrazí u záznamu a do schválení zpracovatelem není zobrazen v online katalogu.
6. Předání datového záznamu a datasetu ke kontrole zpracovateli
Datový záznam i datasety je možné editovat i mazat, dokud autor nepředá záznam ke kontrole zpracovateli. Předání provede zaškrtnutím políčka Souhlasu s dohodou o uložení datasetu do repozitáře ASEP a uložením záznamu. Záznam se znepřístupní a postoupí ke kontrole zpracovateli. Poté již autor nemá přístup k datovému záznamu ani k datasetu. Přehled záznamů, předaných ke kontrole, najde v myASEP pod odkazem Záznamy předané ke kontrole zpracovateli.
Důležité: aby bylo možné záznam předat ke kontrole, musí být u záznamu uložený dataset nebo vyplněné pole Odkaz na dataset v jiném repozitáři.
Pokud jedna z podmínek nebude splněna, záznam se zaškrtnutým Souhlasem nepůjde uložit.
7. Zveřejnění datového záznamu a datasetu
Zpracovatel pracoviště provede formální kontrolu datového záznamu a uloženého datasetu (v případě nesrovnalostí požádá autora o opravu) a zveřejní je v online katalogu ASEP – záznam změní status (bude tzv. „odeslaný“). Datovému záznamu jsou přiděleny persistentní identifikátory„handle“ a DOI (Digital object identifier) od této chvíle lze datový záznam a dataset vyhledat v on-line katalogu ASEP (dataset se bude zobrazovat podle typu zvoleného přístupu). Persistentní identifikátory jsou funkční až následující pracovní den.
Datasety lze v on-line katalogu vyhledat v rozšířeném vyhledávání výběrem limity „dataset“. Lze vyhledat datasety, které nejsou navázané na bibliografické záznamy v ASEP a datasety, které se váží k bibliografickým záznamům v ASEP uložené v datovém repozitáři ASEP i v jiných datových repozitářích. Limitu „dataset“ lze libovolně kombinovat s ostatními limitami, tak lze najít datasety, které se váží např. k projektům, pracovištím apod.
Autor najde přehled svých datových záznamů po přihlášení do myASEP v odkazu Všechny datové záznamy v online katalogu.
8. Propojení datového záznamu s publikací v ASEP
Je možné vytvořit propojení na publikaci v ASEP (článek, konferenční příspěvek atd.). Doplňuje se přímo do záznamu, potom zde vznikne propojení na bibliografický záznam – Publikace ASEP. V záznamech publikací vznikne propojení do datového záznamu.
Pokud chcete vytvořit toto propojení, obraťte se prosím na zpracovatele v ústavu.
9. Vytvoření nové verze datového záznamu:
V případě, že dojde ke změně v uložených datových souborech, je třeba vytvořit novou verzi datového záznamu. V případě, že dojde ke změně pouze v metadatovém popisu, nové verze datového záznamu se nevytváří.
