Návod na práci ve formulářích ARL Zápis záznamů, uložení plného textu
1. Zápis záznamu
2. Druhy polí ve formuláři
3. Uložení, zveřejnění záznamu
4. Záznamy v online katalogu ASEP
5. Uložení plného textu k záznamu
6. Schválení plného textu
Autoři mají možnost zapisovat nové záznamy své publikační činnosti a aplikovaných výstupů; k těmto záznamům přidávat plné texty v různých režimech zveřejnění; připojit ohlasy (recenze a citace, i plné texty recenzí); propojit publikace uložené v ASEP s datasety; vytvářet přehledy své bibliografie.
Do ASEP autoři ukládají výsledky, které vznikly na pracovišti Akademie věd – autor byl zaměstnancem ústavu AV ČR. V publikaci musí být uvedena afilace pracoviště AV – je nutné ji uvádět ve správném tvaru – viz Interní předpis – Pokyn Akademické rady Akademie věd č. 2 o uvádění afiliací u výsledků výzkumu, vývoje a inovací z roku 2020. zde a příloha
V případě, že je u jednoho autora uvedeno více pracovišť AV, vytvoří se záznamy za každé pracoviště.
Autor zapisuje záznamy, které po uložení může nadále editovat a mazat, dokud je zpracovatel nezveřejní v online katalogu ASEP. Poté jsou přístupné pouze zpracovateli. K záznamu je možné přidat plný text, doplnit ohlasy i jejich plné texty.
1. Zápis záznamu
Poklikem na Nový záznam v myASEP se otevře okno prohlížeče s výběrem druhu dokumentu. Druh dokumentu se vybírá z nabídky (roletky). Otevře se prázdný formulář. V horní liště jsou umístěny ikony pro práci se záznamem (otevření nového záznamu, kopírování, import záznamů z WOS/SCOPUS (návod ZDE), tisk, kontrola, přiložení plného textu) a ikony návratu do myASEP, změny zobrazení formuláře a odhlášení. Je možné mít otevřeno více oken záznamů.
2. Druhy polí ve formuláři
Formulář obsahuje textová pole, roletky s výběrem a tzv. autority, kde používáme rejstříky. Rejstříky se týkají polí: autoři, spolupracující instituce, zdrojové periodikum, sborníky, akce/konference, projekty (záleží na typu formuláře).
Rejstřík lze otevřít proklikem pomocí ikony zeměkoule na konci řádku, zadáme začátek termínu nebo zadáním termínu do pole + Enter.
Pokud je vyhledávaný termín nalezen v rejstříku, vybere se dvojím poklikem.
Pokud v rejstříku termín není, zapíše se do formuláře.
3. Uložení, zveřejnění záznamu
Vyhotovený záznam uložíme (ikona diskety). Záznamu se přidělí systémové číslo (jedinečný identifikátor záznamu v systému). Autor může pokračovat výběrem pomocí ikony Nový záznam (výběr formuláře podle typu dokumentu), případně se může odhlásit.
Zapsaný záznam je nyní přístupný i zpracovateli ke kontrole. Záznam má status NEODESLÁN, nelze jej zatím vyhledat v online katalogu ASEP. Vidí jej pouze autor a zpracovatel. Zpracovatel záznam zkontroluje, případně si od autora vyžádá další informace. Pokud je v pořádku, zveřejní jej. Záznam změní status, je tzv. „odeslaný“ a lze jej vyhledat v online katalogu ASEP.
4. Záznamy v online katalogu ASEP – neodeslané (nezkontrolované zpracovatelem) a odeslané
5. Uložení plného textu
Autor má nastavena práva na přidávání plných textů k záznamům, které vytvořil nebo kde je uveden v autorských údajích. Plný text k záznamu může přiložit autor, zpracovatel, případně spoluautoři z AV nebo zpracovatel jiného ústavu (v případě spolupráce).
Dílo může být vloženo do repozitáře, pokud to umožňuje smlouva s vydavatelem, nebo vydavatelem je ústav a jedná se o zaměstnanecké dílo.
U vyhledaného záznamu se vpravo zobrazuje „Nahrát přílohu“.
Autor vybere typ přístupu k souboru:
- Veřejně nepřístupný – plný text díla je přístupný pouze zpracovateli daného pracoviště a autorovi, který plný text vložil, pro ostatní uživatele je na vyžádání.
- Přístupný pro ústav – plný text díla je přístupný zaměstnancům pracoviště, na kterém dílo vzniklo, pro ostatní uživatele je na vyžádání.
- Veřejně přístupný s embargem – plný text díla bude přístupný pro všechny uživatele až po uplynutí doby zadané zpracovatelem či autorem. Do této doby je na vyžádání.
- Veřejně přístupný – plný text díla je přístupný pro všechny uživatele repozitáře ASEP.
Autor zvolí verzi přikládaného plného textu:
- Autorský preprint – podoba díla před recenzním řízením.
- Autorský postprint – podoba díla po recenzním řízení, ale bez vydavatelského “lay-out” (koneč. formátování pro tisk).
- Vydavatelský postprint – podoba díla, které prošlo recenzním řízením, v podobě v jaké bylo zveřejněno.
- Jiná – prezentace, tabulky, obrázky, videa…
Po úspěšném přiložení souboru se objeví potvrzující systémová hláška.
Přiložený plný text nyní čeká na schválení zpracovatelem a není zveřejněný v online katalogu ASEP. Do schválení je možné u plných textů měnit status a mazat je.
Zobrazení plného textu u záznamu
6. Schválení plných textů
Při uložení plného textu je nutno dodržovat všechna ujednání, která jsou uvedena ve smlouvě s vydavatelem k danému dílu. Proškolený zpracovatel zkontroluje nastavení souboru. Po schválení případnými spoluautory bude plný text vyhledatelný (záleží na statusu zveřejnění).
