1. Datový repozitář ASEP
2. Ukládání datasetů
3. Datové záznamy v online katalogu
4. Verzování záznamů
5. Správa repozitáře
1. Datový repozitář ASEP
Datový repozitář ASEP je institucionální repozitář, ve kterém jsou uloženy bibliografické záznamy o výstupech, plné texty dokumentů a datové soubory opatřené metadaty (popisem) autorů ústavů AV ČR. Správu a služby týkající se repozitáře zajišťuje Knihovna AV ČR. Data uložená v databázi jsou zveřejněna v on-line katalogu .
Ústavy mají podepsanou Rámcovou smlouvu o využívání repozitáře ASEP k ukládání datových souborů. Seznam pracovišť, jejichž pracovníci mohou využívat repozitář k ukládání datesetů.
Do datového repozitáře ASEP je zakázáno ukládat neanonymizovaná citlivá data. Pro ukládání citlivých dat prosím využijte jiné repozitáře. Případně je před uložením v dostatečné míře anonymizujte pomocí specializovaných nástrojů.
Více o anonymizaci citlivých dat
2. Ukládání datasetů
Do repozitáře ASEP ukládají datové soubory a datasety vkladatelé, což jsou všichni autoři, kteří působí na pracovištích AV ČR, případně další pověřené osoby – zpracovatelé, individuální zpracovatelé.
Vkladatel ukládá metadatové záznamy a datové soubory do repozitáře přes individuální účty.
- Vkladatel se seznámí s licenčním ujednáním pro autory, pokud s ním souhlasí, požádá si o vytvoření individuálního uživatelského účtu myASEP. Dohoda o uložení datasetů do datového repozitáře ASEP zde.
- Individuální účet se vytvoří vyplněním formuláře předregistrace na hlavní stránce on-line katalogu. Zpracovatel pracoviště (supevizor pracoviště) registraci zkontroluje a následně žadateli přijde e-mail o aktivaci individuálního účtu.
Aktivace individuálního uživatelského účtu (IU)
Vytvoření individuálního uživatelského účtu je plně v kompetenci zpracovatele pracoviště.
- Zpracovateli obdrží e-mail, ve kterém je žádán o potvrzení registrace vkladatele.
- Pokud se jedná o pracovníka ústavu, zpracovatel aktivuje individuální účet vkladatele .
- Vkladateli následně přijde e-mail, že má vytvořen uživatelský účet.
- Pokud vkladatel přestane být zaměstnancem, měl by být jeho účet zrušen.
Příprava, tvorba, kontrola, zveřejnění
Na obrázku 1 je zjednodušené schéma zpracování:
Důkladná příprava metadat a datasetů je prvním a zcela zásadním krokem, připravili jsme několik příkladů postupu (pro autory).
Co si musí vkladatel uvědomit a zkontrolovat před uložením/zveřejněním dat:
- Máte všechna potřebná práva pro zpřístupnění dat?
- Máte souhlas spoluautorů a ostatních držitelů práv k datům?
- Máte uvedeny všechny nezbytné informace v metadatech tak, aby citace, která bude u dat k dispozici byla správná a úplná?
- Máte dostatečně anonymizována svá data, nebo výslovný souhlas od všech subjektů, jejichž totožnost by mohla být odhalena z dat?
- Znáte svá práva a povinnosti při ukládání dat do repozitáře a jste s nimi srozuměni?
- Můžete dokázat, že máte všechna práva k uložení dat v datovém repozitáři? V případě, že KNAV obdrží důkaz o porušení autorských práv, příslušná položka(y) budou ihned odstraněny.
- Jste si vědomi, co vyplývá ze Smlouvy o využívání repozitáře ASEP k ukládání datových souborů, pokud jde o uchovávání, migrace souborů a odebrání položek?
Příprava datového záznamu (metadat) a datasetů
- Struktura metadatového záznamu je podrobně popsána v manuálu. U každého záznamu se musí vyplnit povinná pole a pole podmíněně povinná.
- Licence je pole, kde vkladatel určuje, jakým způsobem může uživatel, který si data stáhne, nebo vyžádá s daty pracovat. Vkladatel si musí rozmyslet jakou licenci nastaví pro práci s datasety. K výběru jsou licence Creative Commons, případně může vkladatel přiložit text vlastní licence – dokument formátu .pdf (vzor). Pokud se vyskytne licence, které by mohla být přidána do seznamu licencí (jako je to u licencí CC), obraťte se na arl@lib.cas.cz.
- V repozitáři ASEP může být uložen datový záznam a dataset.
- Je také možné uložit datový záznam s odkazem na datasety v jiném repozitáři. V případě, že odkazujete na datový záznam na jiném úložišti, vyplníte formulář datový záznam – data – jiné úložiště.
- Přístup k souborům: veřejně přístupné, přístupné pro ústav na vyžádání, s embargem – veřejně zpřístupňujeme až po určité době. Pokud je zvolena licence Creative Commons nebo jiná otevřená licence, musí být soubory veřejně přístupné.
- Pro datasety je důležité, aby byla vhodně zvolena velikost a formáty souborů, případně i jejich počet. Maximální velikost jednoho ukládaného souboru jsou 50 GB. Po domluvě se správcem repozitáře lze uložit i soubory větší velikosti. Je vhodné zvolit formáty, které se běžně využívají v daném oboru. Soubory je nutné do ASEP ukládat komprimované ve formě zip archivu.
- Název souborů:Ukládaný soubory měl být vhodně pojmenované. Název by měl vystihovat obsah ukládaných souborů.Názvy souborů musí být bez diakritiky, bez mezer, podtržítka jako separátor, maximální délka názvu souboru 127 znaků.
Propojení datových a bibliografických záznamů
- V bibliografických záznamech lze uvést odkazy na datasety uložené v repozitáři ASEP, ale i na datasety, které jsou uloženy na jiných úložištích, a naopak.
Odkaz na datový záznam ve formulář pro zápis bibliografických záznamů.
Uložení záznamů a datasetů z myASEP
Uživatelský účet myASEP
- Vkladatel může vytvořit nový datový záznam (metadata) + uložit dataset do ASEP, nebo odkaz do jiného repozitáře. Dokud záznam neodešle ke zveřejnění zpracovateli, má ho uložen mezi rozepsanými záznamy. Rozepsané záznamy může editovat a mazat.
- Pokud se vkladatel rozhodne data zveřejnit v on-line katalogu ASEP, předá data ke kontrole zpracovateli. Před uložením záznamu potvrdí, že souhlasí s textem Dohody o uložení datasetů do datového repozitáře ASEP. Jakmile záznam odešle zpracovateli ke kontrole, záznam již nemůže editovat a mazat, záznam se přesune mezi záznamy předané ke kontrole.
3. Datové záznamy v on-line katalogu
- Pokud jsou data v pořádku, zpracovatel potvrdí zveřejnění datového záznamu (odešle záznam do IPAC).
- Systém přidělí datovému záznamu identifikátor handle a dataset je zveřejněn v on-line katalogu. Uživatelé si mohou datasety vyhledat, stáhnout nebo požádat o jejich poskytnutí.
- Identifikátor DOI (Digital object identifier) přiděluje KNAV ručně.
Datasety lze v on-line katalogu vyhledat v rozšířeném vyhledávání výběrem limity „dataset“. Limitu „dataset“ lze libovolně kombinovat s ostatními limitami, tak lze najít datasety, které se váží např. k projektům, pracovištím apod.
U vyhledaného datového záznamu lze zobrazit všechny údaje, které jsou uloženy v datovém formuláři. K dispozici jsou různé zobrazovací formáty: základní, základní s s popisem, citace dat. Pokud se ukládá dataset s větším množstvím souborů, doporučujeme je „zabalit“ do jednoho souboru (.zip, .rar). U každého souboru je zobrazena velikost souboru, typ souboru, počet stažení a přístup a jakým způsobem může se soubory pracovat. U souborů na vyžádání – uzavřený zámek – pro získání souboru musí uživatel požádat autora o zaslání datasetu (vyplnění formuláře).
Vyhledávání datových záznamů v ASEP.
Příklad propojení bibliografického a datového záznamu v ASEP.
Příklad propojení datového a bibliografického záznamu v ASEP.
Pravidla pro uživatele datového repozitáře:
Data v repozitáři jsou k dispozici na základě licence uvedené u jednotlivých zdrojů (položek). Uživatel před tím, než si stáhne vystavené soubory, musí potvrdit (zaškrtnutím políčka „souhlasím“), že bude se soubory pracovat dle uvedené licence – zde. Uživatelé jsou povinni dodržovat licence, které jsou uvedeny u datových souborů v repozitáři a uživatel pokud je použije je povinen je citovat.
Pravidla pro citace: Záznamům v datovém repozitáře persistentní identifikátory handle a DOI. Každá citace dat musí obsahovat handle a DOI, vedoucí k záznamu metadat příslušného datového záznamu.
4. Verzování záznamů
- Datový repozitář ASEP umožňuje verzování datových záznamů.
- Nová verze se vytváří pouze při změně uložených dat, nikoliv metadat.
- Nové verzi jsou přiděleny jedinečné identifikátory handle a DOI.
- Nová verze je v ASEP propojena s verzí původní.
5. Správa repozitáře ASEP
Uživatelská podpora
- Veškerou podporu zajišťují zaměstnanci KNAV.
- Uživatelé mohou své dotazy a připomínky zadávat buď vyplněním formuláře na hlavní stránce on-line katalogu, pro nebo je k dispozici hot-line zasláním e-mailu na adresu arl@lib.cas.cz.
- Řešení dotazu a připomínek obdrží uživatelé e-mailem.
- KNAV zajišťuje pro zájemce školení a semináře.
