1. Datový repozitář ASEP
2. Ukládání datasetů
3. Datové záznamy v online katalogu
4. Verzování záznamů
5. Správa repozitáře
1. Datový repozitář ASEP
Datový repozitář ASEP je institucionální repozitář, ve kterém jsou uloženy bibliografické záznamy o výstupech, plné texty dokumentů a datové soubory opatřené metadaty (popisem) autorů ústavů AV ČR. Správu a služby týkající se repozitáře zajišťuje Knihovna AV ČR. Data uložená v databázi jsou zveřejněna v on-line katalogu .
Ústavy mají podepsanou Rámcovou smlouvu o využívání repozitáře ASEP k ukládání datových souborů. Seznam pracovišť, jejichž pracovníci mohou využívat repozitář k ukládání datesetů.
2. Ukládání datasetů
Do repozitáře ASEP ukládají datové soubory a datasety vkladatelé, což jsou všichni autoři, kteří působí na pracovištích AV ČR, případně další pověřené osoby – zpracovatelé, individuální zpracovatelé.
Vkladatel ukládá metadatové záznamy a datové soubory do repozitáře přes individuální účty.
- Vkladatel se seznámí s licenčním ujednáním pro autory, pokud s ním souhlasí, požádá si o vytvoření individuálního uživatelského účtu myASEP. Dohoda o uložení datasetů do datového repozitáře ASEP zde.
- Individuální účet se vytvoří vyplněním formuláře předregistrace na hlavní stránce on-line katalogu. Zpracovatel pracoviště (supevizor pracoviště) registraci zkontroluje a následně žadateli přijde e-mail o aktivaci individuálního účtu.
Aktivace individuálního uživatelského účtu (IU)
Vytvoření individuálního uživatelského účtu je plně v kompetenci zpracovatele pracoviště.
- Zpracovateli obdrží e-mail, ve kterém je žádán o potvrzení registrace vkladatele.
- Pokud se jedná o pracovníka ústavu, zpracovatel aktivuje individuální účet vkladatele .
- Vkladateli následně přijde e-mail, že má vytvořen uživatelský účet.
- Pokud vkladatel přestane být zaměstnancem, měl by být jeho účet zrušen.
Příprava, tvorba, kontrola, zveřejnění
Na obrázku 1 je zjednodušené schéma zpracování:
Důkladná příprava metadat a datasetů je prvním a zcela zásadním krokem, připravili jsme několik příkladů postupu (pro autory).
Co si musí vkladatel uvědomit a zkontrolovat před uložením/zveřejněním dat:
- Máte všechna potřebná práva pro zpřístupnění dat?
- Máte souhlas spoluautorů a ostatních držitelů práv k datům?
- Máte uvedeny všechny nezbytné informace v metadatech tak, aby citace, která bude u dat k dispozici byla správná a úplná?
- Máte dostatečně anonymizována svá data, nebo výslovný souhlas od všech subjektů, jejichž totožnost by mohla být odhalena z dat?
- Znáte svá práva a povinnosti při ukládání dat do repozitáře a jste s nimi srozuměni?
- Můžete dokázat, že máte všechna práva k uložení dat v datovém repozitáři? V případě, že KNAV obdrží důkaz o porušení autorských práv, příslušná položka(y) budou ihned odstraněny.
- Jste si vědomi, co vyplývá ze Smlouvy o využívání repozitáře ASEP k ukládání datových souborů, pokud jde o uchovávání, migrace souborů a odebrání položek?
Příprava datového záznamu (metadat) a datasetů
- Struktura metadatového záznamu je podrobně popsána v manuálu. U každého záznamu se musí vyplnit povinná pole a pole podmíněně povinná.
- Licence je pole, kde vkladatel určuje, jakým způsobem může uživatel, který si data stáhne, nebo vyžádá s daty pracovat. Vkladatel si musí rozmyslet jakou licenci nastaví pro práci s datasety. K výběru jsou licence Creative Commons, případně může vkladatel přiložit text vlastní licence – dokument formátu .pdf. Pokud se vyskytne licence, které by mohla být přidána do seznamu licencí (jako je to u licencí CC), obraťte se na arl@lib.cas.cz.
- Přístup k souborům: veřejně přístupné, přístupné pro ústav na vyžádání, s embargem – veřejně zpřístupňujeme až po určité době. Pokud je zvolena licence Creative Commons nebo jiná otevřená licence, musí být soubory veřejně přístupné.
- Pro datasety je důležité, aby byla vhodně zvolena velikost a formáty souborů, případně i jejich počet. Maximální velikost jednoho ukládaného souboru jsou 50 GB. Po domluvě se správcem repozitáře lze uložit i soubory větší velikosti. Je vhodné zvolit formáty, které se běžně využívají v daném oboru. Pokud se ukládá větší počet souborů, je vhodné je komprimovat ( zip).
- Název souborů:Ukládaný soubory měl být vhodně pojmenované. Název by měl vystihovat obsah ukládaných souborů.Názvy souborů musí být bez diakritiky, bez mezer, podtržítka jako separátor, maximální délka názvu souboru 127 znaků.
- V repozitáři ASEP může být uložen datový záznam a dataset. Je možné uložit datový záznam a odkaz na datasety v jiném repozitáři.
Propojení datových a bibliografických záznamů
- V bibliografických záznamech lze uvést odkazy na datasety uložené v repozitáři ASEP, ale i na datasety, které jsou uloženy na jiných úložištích, a naopak.
Odkaz na datový záznam ve formulář pro zápis bibliografických záznamů.
Uložení záznamů a datasetů z myASEP
Uživatelský účet myASEP
- Vkladatel může vytvořit nový datový záznam (metadata) + uložit dataset do ASEP, nebo odkaz do jiného repozitáře. Dokud záznam neodešle ke zveřejnění zpracovateli, má ho uložen mezi rozepsanými záznamy. Rozepsané záznamy může editovat a mazat.
- Pokud se vkladatel rozhodne data zveřejnit v on-line katalogu ASEP, předá data ke kontrole zpracovateli. Jakmile záznam odešle zpracovateli ke kontrole, záznam již nemůže editovat a mazat, záznam se přesune mezi záznamy předané ke kontrole.
3. Datové záznamy v on-line katalogu
- Pokud jsou data v pořádku, zpracovatel potvrdí zveřejnění datového záznamu (odešle záznam do IPAC).
- Systém přidělí datovému záznamu identifikátor handle a dataset je zveřejněn v on-line katalogu. Uživatelé si mohou datasety vyhledat, stáhnout nebo požádat o jejich poskytnutí.
- Identifikátor DOI (Digital object identifier) přiděluje KNAV ručně.
Datasety lze v on-line katalogu vyhledat v rozšířeném vyhledávání výběrem limity „dataset“. Limitu „dataset“ lze libovolně kombinovat s ostatními limitami, tak lze najít datasety, které se váží např. k projektům, pracovištím apod.
U vyhledaného datového záznamu lze zobrazit všechny údaje, které jsou uloženy v datovém formuláři. K dispozici jsou různé zobrazovací formáty: základní, základní s s popisem, citace dat. Pokud se ukládá dataset s větším množstvím souborů, doporučujeme je „zabalit“ do jednoho souboru (.zip, .rar). U každého souboru je zobrazena velikost souboru, typ souboru, počet stažení a přístup a jakým způsobem může se soubory pracovat. U souborů na vyžádání – uzavřený zámek – pro získání souboru musí uživatel požádat autora o zaslání datasetu (vyplnění formuláře).
Vyhledávání datových záznamů v ASEP.
Příklad propojení bibliografického a datového záznamu v ASEP.
Příklad propojení datového a bibliografického záznamu v ASEP.
Pravidla pro uživatele datového repozitáře:
Data v repozitáři jsou k dispozici na základě licence uvedené u jednotlivých zdrojů (položek). Uživatel před tím, než si stáhne vystavené soubory, musí potvrdit (zaškrtnutím políčka „souhlasím“), že bude se soubory pracovat dle uvedené licence – zde. Uživatelé jsou povinni dodržovat licence, které jsou uvedeny u datových souborů v repozitáři a uživatel pokud je použije je povinen je citovat.
Pravidla pro citace: Záznamům v datovém repozitáře persistentní identifikátory handle a DOI. Každá citace dat musí obsahovat handle a DOI, vedoucí k záznamu metadat příslušného datového záznamu.
4. Verzování záznamů
- Datový repozitář ASEP umožňuje verzování datových záznamů.
- Nová verze se vytváří pouze při změně uložených dat, nikoliv metadat.
- Nové verzi jsou přiděleny jedinečné identifikátory handle a DOI.
- Nová verze je v ASEP propojena s verzí původní.
5. Správa repozitáře ASEP
Uživatelská podpora
- Veškerou podporu zajišťují zaměstnanci KNAV.
- Uživatelé mohou své dotazy a připomínky zadávat buď vyplněním formuláře na hlavní stránce on-line katalogu, pro nebo je k dispozici hot-line zasláním e-mailu na adresu arl@lib.cas.cz.
- Řešení dotazu a připomínek obdrží uživatelé e-mailem.
- KNAV zajišťuje pro zájemce školení a semináře.
