Oddělení autora zapisujeme do autority autora ve formulářích (doporučený postup) a v klientu. Od této chvíle se s autoritou autora do záznamu ukládá i oddělení autora, ale oddělení nejsou automaticky vložena do záznamů již vytvořených.
Je tedy možné měnit u autora oddělení podle období, kdy v něm působil.
Oddělení by nemělo chybět u autorů, kteří publikují či publikovali v posledních pěti letech. Posouzení, kde doplnit oddělení, je na zpracovateli.
Ústav může sledovat výsledky jednotlivých oddělení ústavu ve Slovníku v IPAC nebo v grafických výstupech na Analytikách ASEP.
KNAV spravuje aktuální tabulky oddělení ústavů (pro IPAC a pro Analytika ASEP). V tabulkách se uvádí názvy a překlady oddělení (pro AA včetně zrušených).
Je potřeba udržovat tabulky s názvy oddělení a překlady do angličtiny aktuální – při změně nebo zrušení oddělení je třeba do KNAV zaslat aktuální tabulku oddělení ústavu.
Jak postupovat v případě změn či úprav v oddělení autora je podrobně popsáno s příklady v Podpoře – Autority – Oddělení autora.
Aktuální seznam nahlášených oddělení ústavů je uveden ZDE.
