Dotazy VaVER

Specializovaná veřejná databáze musí být schválena kompetenčním příslušným orgánem, což bývá poskytovatel finanční podpory, ze které byl výsledek vytvořen.
Pokud to bude AV ČR, obrťtte se na tajemnici Komise pro posouzení specializovaných veřejných databází, Danielu Petruvovou (odbor podpory vědy KAV) petruvova@kav.cas.cz, T:221 403 407.

Místo středníku použijte čárku. Pokud se však ve vyhledávání v RIV zadá středník, pak se záznam
opravdu nenalezne, resp. do vyhledávače zadávejte buď část názvu před středníkem nebo část za
ním. Případně vyhledávejte dle jiných kritérií, např. dle roku sběru dat, roku uplatnění, jména tvůrce
výsledku nebo zadejte pouze část názvu výsledku.

V rámci předávání dat do IS VaVaI je možné zadávat pouze samotné tvůrce výsledku, nikoliv autorské kolektivy či skupiny

Každý druh výsledku má specifické údaje, pomocí kterých je výsledek identifikován. U druhu dokumentu O je to název. Pokud je název stejný, výsledky se spojí do jednoho záznamu se dvěma výskyty. Řešením této situace je oprava záznamů – přidání nějakého rozlišení do názvu jednotlivých záznamů např. (Received November 15, 2017) nebo přidání DOI za název výsledku.
(U ostatních druhů dokumentů je ověřováno např. u B – odborná kniha – ISBN nebo název, J – článek v odborném periodiku – ISSN, druh nebo název,
F – užitný vzor – druh dokument, kód (číslo) užitného (průmyslového) vzoru) atd.

Zapište záznam a napište na arl, abychom změnili rok sběru na aktuální (termín odevzdání byl ukončen, ale ve VaVERu  je stále stejný rok sběru). Poté si záznam vyexportujete pomocí exportu X7.1, který slouží pro export jednotlivých záznamů (po termínu). Soubor/y  poté naimportujete do VaVERu a předáte poskytovateli. Více k exportu X7.1 viz

Ano, u každého záznamu v RIV v sekci „Ostatní informace o výsledku“ se zobrazí poslední verze oprav např. (v2.0). Pokud na verzi kliknete, zobrazí se údaje, které se v záznamu měnily. Změny v záznamu jsou také k dispozici v rodokmenu změnového záznamu ve VaVERu. Změny záznamu v ASEP jsou vidět v klientovi ARL v chronologii.
Zde se jedná o 2. verzi záznamu:

Zde je vidět, že oproti první verzi přibylo utwos a změnil se poddruh J:

Pokud je v záznamu chybný rok vydání, záznam se musí z RIV smazat a opravený znovu poslat. Nejdříve zjistěte, zda byl výsledek v RIV hodnocený. Pokud ne, zadejte požadavek na opravu na stránce ASEP. Pokud na požadavek spěcháte, napište email na arl@knav.cz. Nejdříve záznam z RIV smažete – RIV – V-vyřazení – nové vyřazení – zadáte kontrolní čísla za všechny poskytovatele. V editaci záznamu vyplníte důvod vyřazení „chybný rok uplatnění výsledku“ a předáte správci a poskytovateli. Až bude záznam v RIV smazaný (kontrola v RIV podle názvu), můžete importovat do RIV opravený záznam. Pokud je v záznamu spolupráce, kontaktujte zpracovatele spolupracujícího ústavu, aby také provedl mazání a následné poslání opraveného záznamu.

Výsledek se neopravuje, ale maže z RIV v těchto případech: pokud se jedná o duplicitní výsledek, chybný rok uplatnění výsledku (rok vydání) nebo u chybně zadaného předkladatele.

Velká výzkumná infrastruktura se exportuje do souboru pro MSM.

Ano, občas se u oprav stane, že zmizí některé údaje. Ve VaVERu v sekci změny je i upozornění:

Stačí si otevřít editaci záznamu a v sekci Tvůrci výsledku u autora v editaci autora doplnit rodné číslo ručně.
Toto se týká i identifikačního čísla autora.

Ano. Přihlásíte se do VaVER jako příjemce, přejdete do záložky Předání dodávky dat. Systém bude chtít vyplnit vaše telefonní číslo, na které vám přijde kód pro přihlášení. Zadání tel. čísla vyžaduje VaVER při každém přihlášení správce.

Podrobněji viz prezentace ze semináře.

Ano, u ústavů, kde je více zpracovatelů, je to možné. Tito zaměstnanci pak pracují pouze v modulu příjemce – dodávky dat.
Záznamy předají správci, který je následně odevzdá poskytovateli.

Ano. Exportujete si všechny záznamy pro všechny poskytovatele najednou. Ty uložíte, přihlásíte si do VaVER a uděláte import. Pokud máte malý počet poskytovatelů a záznamů, můžete importovat všechny záznamy najednou. Pokud máte větší počet záznamů, můžete je importovat postupně za jednotlivé poskytovatele.

Hodnocené výsledky najdete v RIV v rozšířeném vyhledávání např. podle IČO – zde si můžete zvolit i roky hodnocení – viz printscreen. Podrobný návod

Soubory pro jednotlivé poskytovatele můžete vyexportovat najednou, poté je po jednom importovat do VaVERu a odeslat správci a poskytovateli se mohou najednou.

Do rozhraní VaVER můžete v jednom kroku nahrát soubor o velikosti max. 50 MB (bez ohledu na počet záznamů). Importovat můžete samotný soubor typu .VAV, .XML nebo více souborů zabalených v archivu typu .ZIP.
Naimportovat lze soubor do 50 MB, limit počtu záznamů se týká výhradně předávání správci, poskytovateli. Při větším množství záznamů tedy budete předávat záznamy po 800 (maximální možný počet záznamů na stránce).

Na semináři vvi bylo doporučeno, že v případě, kdy data nebudou odevzdána do RIV, je vhodné kontaktovat poskytovatele cca v polovině května.

Ano, pokud poskytovatel shledá záznam jako chybný, může ho správci vrátit zpět k opravě, popř. celý záznam zamítne.
Také se stává, že poskytovatel po odevzdání dat kontaktuje vědce, aby dodal výsledek k projektu, pokud výsledek chybí v odevzdané dávce.

Termíny a kontakty poskytovatelů jsou zveřejňovány každý rok viz https://www.isvavai.cz/is?s=dokumenty-ke-stazeni v sekci Termíny předávání údajů do IS VaVaI.
Pro rok sběru 2023 jsou termíny a kontakty zde: https://www.isvavai.cz/dokumenty/TerminyPredavani_Prijemci_2022_v0.pdf

Nejdřív jsou záznamy označeny jako O – odeslané. Když je poskytovatel nahraje do RIV, tak se tam objeví E – exportované.  P – připravené je možné záznamy odeslat.

Můžete si vyexportovat např. záznamy z letošního roku sběru, pokud je máte bez chyby. Poté je můžete naimportovat do VaVER a můžete s nimi pracovat až do té chvíle, než je pošlete poskytovateli. V prezentaci o zadávání nových záznamů do VaVER je vysvětlená práce se záznamy, až do chvíle, kdy se záznamy předávají poskytovateli/em.

Je možné, že  jste jen odeslala výsledek správci (tj. pořád zůstal u vás, zpracovatel = správce). Podívejte se do rodokmene záznamu. Jestliže vidíte ve sloupci VV stejnou ikonu jako níže, předala jste výsledek od příjemce ke správci. (VV – správce subjektu, PS – poskytovatel subjektu, UV – úřad vlády; popisek se objeví po najetí myší na název sloupce).

V případě, že byl záznam již odeslán, musíte se obrátit na poskytovatele a požádat ho, aby záznam zamítl, tím se Vám vrátí zpět do modulu správce.

Předané záznamy správci uvidíte v části pro správce (kliknete nahoře na Předání dodávky dat). Odtud je možné záznamy odesílat poskytovateli. Pokud má záznam status C – čekající, odeslán poskytovateli není.

Při odevzdávání dat poskytovateli si můžete průvodku uložit kliknutím na odkaz v zeleném rámečku.

Průvodku z VaVERu si lze zpetně uložit z rodokmenu – detail záznamu – průvodka k záznamu – jedná se o průvodku pro celou dávku.

Průvodku vytvářet nemusíte. Tuto možnost ale v ASEP ponecháváme pro případ, že vaše pracoviště používá spisovou službu a potřebujete průvodku s číslem jednacím k archivaci. Průvodka, kterou vytvoří VaVER, obsahuje číslo jednací VaVER, ne z ASEP. Průvodku z VaVER doporučujeme ukládat také.
Průvodku z VaVERu si lze zpetně uložit z rodokmenu – detail záznamu – průvodka k záznamu – jedná se o průvodku pro celou dávku.