Z hlediska obsahu rozlišujeme pro účely databáze ASEP tři kategorie publikací: publikace, jejichž hlášení je povinné; publikace, jejichž hlášení je přípustné; publikace, jejichž hlášení je vyloučené.
Povinné je hlásit do ASEP všechny výsledky, které podléhají povinnosti hlášení do RIV a další původní vědecké práce pracovníků ústavu, které byly zveřejněny v tištěné nebo elektronické formě a vznikly v rámci pracovního poměru na tomto ústavu.
Přípustné je hlásit do ASEP přehledové práce (tzv. Reviews), popularizační a informační články, beletrii, literaturu faktu, práce vypracované na jiných pracovištích (např. v rámci stáže a pod.), souhrny nebo abstrakta přednášek publikované v konferenčních sbornících, disertace (A, D, I, N). Záznamy o těchto pracích slouží k vytváření přehledů o celkových aktivitách AV ČR, avšak nepředávají se do RIV.
Vyloučené z hlášení do ASEP jsou práce dosud nezveřejněné a to i v případě, že spadají do předchozích kategorií (např. práce v tisku) a práce, které se tematicky nevztahují k činnosti daného ústavu.
Povinnost ohlášení práce má první autor z AV ČR uvedený ve zveřejněné publikaci.
Pokud jeden autor uvádí více afiliací AV ČR, musí se vytvořit za každé pracoviště jeden záznam. (Autoři spolupracujícího ústavu jsou v záznamu vedeni jako autoři ostatní s iniciálou a zemí CZ. Každý ústav uvádí svoje návaznosti (projekty a RVO).
