- MyASEP zpracovatele
- Kontrola datového záznamu a datasetu
- Editace a mazání záznamů a datasetů
- Propojování bibliografických a datových záznamů
- Odeslání datového záznamu v on-line katalogu
1. MyASEP zpracovatele
Po přihlášení do myASEP má zpracovatel přehled jak o bibliografických (levý sloupec), tak o datových záznamech pracoviště v ASEP (pravý sloupec).
Nový datový záznam. Rozpracované záznamy zpracovatele.
- Zpracovatel může vytvářet datové záznamy a ukládat datasety (i když doporučujeme, aby si je vytvářeli autoři sami).
Záznamy ke kontrole.
- Zpracovatel provádí formální kontrolu záznamů, které vytvořili autoři a zkontrolované záznamy zveřejňuje v on-line katalogu.
Přehledy všech odeslaných datových záznamů do on-line katalogu, i odeslaných záznamů, kde je pouze odkaz na dataset, uložený v jiném úložišti. (Přehledy datových záznamů.)
2. Kontrola datového záznamu a datasetu
Záznamy předané zpracovateli ke kontrole jsou umístěny v odkazu „Záznamy ke kontrole“. Jsou to záznamy, které byly vytvořeny z individuálního účtu vkladatelů a též záznamy, které vytvořil zpracovatel za autory ve svém zpracovatelském účtu, pokud je pověřen zpracováním datových záznamů.
Po přihlášení do myASEP, vkladatel vytvoří datový záznam datasetu, kde podrobně popíše daný dataset. Ve formuláři jsou uvedena povinná pole, bez kterých nelze datový záznam uložit. K datovému záznamu se uloží soubor/y, u kterých se nastaví licence a přístup. Datový záznam i soubory může vkladatel editovat i mazat, dokud nepožádá o jeho zveřejnění v on-line katalogu, tj. „zatrhne“ políčko „Souhlas se zveřejněním“ potvrdí, že si datový záznam i dataset pečlivě zkontroloval a že souhlasí s licenčním ujednáním pro vkladatele do ASEP, nemá již přístup k datovému záznamu, ani uloženým souborům a záznam se uloží do konta zpracovatele „záznamy ke kontrole“.
Systém již provedl tyto kontroly:
- vyplnění všech povinných polí,
- že jsou uloženy datasety, nebo odkaz na datasety uložené v jiném repozitáři,
- že vkladatel (autor nebo zpracovatel zastupující autory) potvrdil souhlas s licencí.
Zpracovatel by měl zkontrolovat:
- Správně vytvořené a navázané autority autorů, projektů.
- Propojení na publikace v ASEP.
- Kontrola datasetu – kontrola licence (pokud není vybrána CC, zda je přiložen text licence)
- Přehlédnout obsah povinných polí v datovém záznamu a pokud se mu něco nezdá v pořádku, kontaktovat autora.
Zpracovatel pracoviště formálně zkontroluje datový záznam a uložený dataset, v případě nesrovnalostí požádá vkladatele o opravu. Pokud je vše v pořádku, zpracovatel potvrdí zveřejnění datasetu v on-line katalogu. (Odeslání do IPAC). Datovému záznamu jsou přiděleny trvalé identifikátory „handle“ a DOI a od této chvíle lze datový záznam vyhledat v on-line katalogu ASEP a dataset je k dispozici uživatelům.
3. Editace a mazání datových záznamů a datasetů
Vkladatelé-autoři mohou mazat a editovat datové záznamy a datasety, dokud nepředají záznamy ke kontrole zpracovateli, po předání již k záznamu ani k datasetu nemají přístup. Záznam nemohou editovat ani mazat, případné změny musí řešit se zpracovatelem.
Zpracovatelé
Dokud není datový záznam zveřejněný v on-line katalogu, zpracovatel má k němu veškerá práva – může editovat i mazat jak datový záznam, tak dataset.
Po zveřejnění může zpracovatel editovat metadata, ale nemůže již měnit a mazat dataset.
Vymazání zveřejněného datového záznamu a datasetu se řeší ve spolupráci se supervizorem KNAV, který po domluvě rozhodne, jak bude s požadavkem naloženo. Vzhledem k tomu, že jsou záznamům přiřazovány trvalé identifikátory handle a DOI, které se používají při citacích a zajišťují trvalý přístup k datům, i když se změní nastavení serverů na kterých systém běží a záznamy z databáze jsou sklízeny přes protokol OAI-PMH do dalších systémů, datové záznamy budou odstraněny pouze v závažných případech.
4. Propojování bibliografických a datových záznamů
Bibliografické a datové záznamy lze vzájemně propojit.
- Datové záznamy (metadata) k datasetům uloženým v datovém repozitáři ASEP.
- Datové záznamy (metadata) k datasetům uloženým na jiných úložištích. Dá se využít v případě, když úložiště neumožňuje k datasetu vytvořit popis (metadata).
Odkazy v datových/bibliografických záznamech v ASEP
Bibliografické a datové záznamy lze mezi sebou podle potřeby propojovat.
- Datové záznamy lze propojit s bibliografickými záznamy uloženými v ASEP, ale i s bibliografickými záznamy v jiných databázích, pokud je to potřeba.
- V případě, že jsou data k bibliografickému záznamu v ASEP uložena v jiném (např. oborovém) datovém repozitáři, lze do bibliografického záznamu vložit odkaz na tato data.
Příklad propojení datových a bibliografických záznamů v ASEP:
5. Odeslání datového záznamu do on-line katalogu
Datový záznam je dostupný v online katalogu a jsou mu přiděleny identifikátor handle a DOI.
