Datové záznamy – změna workflow (od 20.11.2025)

Při vytváření datových záznamů jsou nyní následující změny:

• DOI  bude přidělováno automaticky (není potřeba žádat o přidělení).
• Před odesláním do online katalogu schvaluje záznamy KNAV.
• Do formulářů byla přidána možnost vracet datové záznamy k dopracování nebo opravě (zpracovatel/data steward – autor, KNAV – zpracovatel/data steward).
• Autor může odmítnout přidělení DOI.

1. Autor/individuální účet

Po vyplnění metadatového záznamu, jeho uložení a přiložení datasetu autor záznam označí k odeslání/předání záznamu zpracovateli/data stewardovi. Před samotným odesláním proběhne automatická kontrola, zda jsou vyplněna povinná pole a přiložené datasety.

Po uložení záznamu je vidět rezervované DOI.

Autor má možnost zaškrtnout, že záznamu nebude přiděleno DOI (v případě, že DOI již bylo přiděleno v jiném repozitáři, ale autor si chce datový soubor uložit i v ASEP).

2. Zpracovatel/ data steward

Pokud záznam projde formální kontrolou, umožní systém autorovi záznam odeslat zpracovateli/data stewardovi na pracovišti. Ti provedou formální kontrolu datasetu i metadatového záznamu nebo záznam vrátí autorovi s požadavkem na úpravu.

Musí vyplnit důvod vrácení.

Vrácené záznamy pak autor vidí ve svém účtu v MyASEP.

Zpracovatelé/ data stewardi pak vidí vrácené záznamy ve svém účtu v MyASEP.

V případě, že je metadatový záznam i dataset v pořádku, předají jej ke kontrole kurátorům v KNAV. Pokud záznam není v pořádku, KNAV záznam vrátí k dopracování (Datové záznamy vrácené z KNAV).

3. Kontrola KNAV

Kurátoři v KNAV zkontrolují formální správnost  metadatového záznamu i datasetů a záznam zveřejní v online katalogu Repozitáře ASEP.

Pokud kurátoři v KNAV objeví formální chybu v zápisu záznamu nebo v pojmenování datasetů, záznam nezveřejní a vrátí zpracovateli/data stewardovi s poznámkou, co je třeba změnit/doplnit.

Po zveřejnění v katalogu je záznamu automaticky aktivováno DOI.